Voorkom problemen en houd je aan de bewaarplicht
Steeds meer ondernemers hebben een geautomatiseerde administratie. Ook deze administratie moet u bewaren. Houdt u zich niet aan deze bewaarplicht? Dan kunnen er problemen ontstaan. Bijvoorbeeld tijdens een belastingcontrole. In deze brochure leest u welke gegevens u moet bewaren. En hoe u gegevens bewaart en aanlevert voor controle door de Belastingdienst.
Volgens de fiscale bewaarplicht moet u alles wat van belang is voor de bedrijfsvoering bewaren. En wel in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie. U moet van uw vermogenstoestand en van alles betreffende uw bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid een administratie voeren en deze bewaren volgens de eisen van de bewaarplicht.
Laat u uw administratie, of een deel daarvan, verzorgen door derden? Dan vallen uw gegevens bij die derden ook onder de fiscale bewaarplicht.
Denk hierbij aan:
- de administratie bij een administratiekantoor
- de administratie bij (online) internetboekhouden
- de administratie via een cloudoplossing
- de loonadministratie bij een loonservicebureau
- de voorraadadministratie bij een expediteur
Maak met deze partijen goede afspraken over beheer, beschikbaarheid, verantwoordelijkheden en bewaarplicht. Deze afspraken kunt u vastleggen in een Service Level Agreement (SLA).
De fiscale bewaartermijn is 7 jaar. Voor het bepalen van de start van de bewaartermijn gebruikt u de actuele waarde van een gegeven voor de bedrijfsvoering. Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn van 7 jaar. Een huurcontract van 5 jaar verliest bijvoorbeeld pas na deze 5 jaar zijn actuele waarde. Vanaf dat moment start de bewaartermijn van 7 jaar.
Lees meer hierover in het document ‘Administratie en fiscale bewaarplicht‘ van de Belastingdienst.
